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文档扫描成功案例：市政厅实现办公室管理数字化
客户成功案例
了解 Iron Mountain 如何通过数字化和记录管理为Schwäbisch Gmünd镇的外国人登记处提供支持。
市政厅通过数字化流程优化外国人登记厅管理
我们选择的 Iron Mountain 解决方案比购买新的转盘式档案柜和增设办公空间更为经济。而且，我们现在已经享受到了数字化工作流程所带来的生产力和协作优势。
挑战：
Schwäbisch Gmünd 镇的外国人登记厅有 11,000 多个存放在老旧转盘式档案柜中的档案，随着移民案件的增多，该办公室的空间即将耗尽，同时还在浪费不必要的时间和精力来处理这些案件。
解决方案：
Iron Mountain® 的档案扫描服务提供了一种快速、高效且符合数据保护（GDPR）要求的流程，将传统的纸质文件和手写笔记转换为数字文件，并通过 SFTP 上传到市政厅的文件管理系统。
结果：
员工工作效率更高，对法院和机构的要求反应更快。此外，重要文件丢失或误放的风险也降低了。其他好处还包括节省空间、降低存储成本以及远程员工可以随时访问文件。
简化压力重重的办公室流程
购买三个新的转盘式档案柜将花费约 120,000 欧元，而我们仍将面临相同的管理和空间问题。
难以管理的庞大档案库
过时的纸质工作方式
Schwäbisch Gmünd 镇坐落于风景如画的 Swabian Alb 和 Dreikaiserberge 山脚下，常住人口约60,000人。市政厅一直在推动公共服务数字化和电子政务流程。由于难民的涌入，外国人登记厅的移民业务承受了巨大压力，因此备受关注。
项目负责人 Christian Dolle 说：“外国人登记厅的文件管理变得日益困难。我们使用了转盘式档案柜来保存超过 11,000 份纸质文件，但这些存储设备已经陈旧不堪，无法修复。随着空间迅速耗尽，我们不得不安装临时货架，占用了越来越多的办公空间。”
成功的商业案例
市政厅最近引入了一套文档管理系统，并将其与德国其他移民局使用的 LaDiVA 程序相结合，借此机会改用数字档案。该决定同样具有经济意义。“购买三个新的转盘式档案柜将花费约 120,000 欧元，但我们仍然会面临同样的管理和空间问题。” Dolle 补充道。
