不只是纸箱：数字化对保留计划的影响

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这一观点强调了人们日益认识到数据与传统档案管理之间的联系。 但接下来将面临更加棘手的问题。 随着企业每天产生大量数据，如何将这些数字洪流整合到传统的保留计划中，这一挑战变得越来越复杂。

数据对档案和信息管理 (RIM) 有什么影响？

档案管理和数据管理之间的共同点在哪里？

在现代企业中，我们如何管理数据治理和保留工作？

保留计划的演变

保留计划是档案和信息管理的重要组成部分，它规定了为满足各种要求而必须保留档案的时间长度。 这些要求可能包括从行业规定到诉讼时效和历史价值等各个方面的要求。近年来，随着向数字和数字档案的转变以及隐私法律的复杂性增加，保留计划变得更加复杂且更难于转换。

虽然一些企业可能尚未将数据纳入其保留计划中，特别是当涉及到个人身份信息 (PII) 时，这些企业有意愿开始这样做。更加严格的隐私法律正促使一些企业从广泛的分类转向更细化的数据类别，从而影响保留期限。

确定什么是档案、什么是数据也会使各自保留的定义和决定变得复杂。 小组讨论者一致认为，数据被视为原始的、无组织的细节，需要上下文才能变得有用，类似于只有组装成连贯的结构时才具有意义的单个积木。相比之下，档案是决策、行动或交易的结构化和有上下文的数据。

视频片段：我们如何定义数据与档案的区别？

信息治理和数据治理的变化

数据的生命周期与档案的生命周期不同，需要从不同的视角进行管理，并且可能需要不同的保留期限。但这并不意味着信息治理（IG）和数据治理（DG）是各自独立工作的。 通过将IG和DG结合起来，我们可以避免数据孤岛——那些似乎无人能找到的孤立信息区。

视频片段：数据治理的重要性

IG和DG的交汇点从多个维度（包括合规性和业务目的）来看待结构化和非结构化数据。清洁的数据为分析提供动力，从而推动更合理的定价、更深入的客户参与和更深刻的见解全面的数据供应链方法会跟踪数据在您的企业内部和外部的移动。标记和控制可确保数据在其整个生命周期内的质量和安全性。 这些基础元素对于确保不同存储库之间的正确访问、保护和管理数据资产至关重要。

信息和数据治理领导者之间不断发展的合作确保了我们所使用的数据是准确的，符合我们行业和管辖区的所有规则和法规，并根据明确的计划进行存储或删除。 这就像为您的所有数据难题提供了一个中央系统，使其更容易找到正确的部分并构建出一个完整的画面。

数据与档案管理的前路

档案管理领域正处于重大变革的边缘。 作为数据的使用者和记录的创造者，人工智能（AI）带来了新的挑战和机遇。I的有效性取决于它所处理的数据的质量，在术语、上下文和所有权方面仍然存在需要解决的挑战。 虽然我们没有就AI未来如何应用得出一个明确的答案，但我们的讨论小组成员都一致认为合作和清晰沟通的重要性。

视频片段：现代企业的保留策略

以下是企业在应对AI和数据对档案管理的影响时应掌握的一些关键要点：

• 采用数据驱动的方法

  了解您的数据至关重要。明确数据的存放位置、用途以及使用者。这种清晰度对于就保留和分析做出明智决策至关重要。

• 标准化流程

  确保所有参与者在讨论数据和档案时使用相同的术语。这可以避免混淆，并促进更有成效的对话。

• 注重一致性和治理：

  虽然追求完美可能不太现实，但在管理档案时，要努力保持做法一致并实行良好的治理。持续改进是关键。

• 考虑AI的潜力

  虽然用于保留计划的AI仍在开发中，但它在法律更新追踪和数据分析建议方面的潜力是令人期待的。

• 从评估开始

  在实施重大更改之前，对当前的做法进行彻底评估。这包括了解现有政策、术语和所有权结构。

• 沟通是首要任务

  与数据所有者、隐私团体等利益相关者保持开放的沟通。在推进程序变更之前，讨论数据的目的、使用方式和保留需求。

通过合作并建立明确的沟通渠道，企业可以确保其档案管理实践高效、合规且具备未来适应性。

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