提升效率与精确度：人事档案管理的数字化革新

01 现状与挑战

在现代企业管理中，人力资源部不仅是员工招聘的门户，更是组织效能和员工满意度的关键调控者。面对日益激烈的市场竞争，人力资源部门常常面临诸多管理难题：从员工入职、请假申请、福利管理到员工评估以及工伤赔偿申请等所有事务，都需要通过人力资源部来处理。目前的人事档案采集流程中，纸质文件类型复杂、图像质量参差不齐、海量纸质文件需要依靠人力进行分类等问题层出不穷，这些问题又导致了准确率低、信息同步不够迅速、员工体验感差等后果。因此，人力资源部成为了企业中文档最繁重的部门，为该部门简化工作流程、提升工作效率，能够直接影响到企业的核心竞争力。

按照国家档案局制定的档案管理新标准，“存量数字化，增量电子化”已成为国内企业在档案管理上的重要准则。这一转变意味着纸质档案的数字化已经转变为一个基础性工作。档案信息化的关键优势在于其快速、方便且精确的服务，减少原件损耗的同时节省大量存储空间。

基于提高效率以及简化流程的需要，数字化工具的引入成为了人力资源部门革新的重要一步。通过采用合适的数字化解决方案，不仅能够为所有人力资源文档提供一个集中访问地址，做到统一并自动化工作流程，并且能够提供高水准的持续性支持，铁山公司的人事档案数字化解决方案应运而生。

02 铁山的人事档案数字化解决方案

该方案提供简单且定制的服务，能够通过自动化的工作流程，解决人力资源部门不同工作流程的分散问题并简化流程，大大减少了人力资源部门的工作负担，也降低了出错率。

例如，通过定制硬件采集端，企业可以得到：

• 按需定制工作流程：员工无需培训，点击扫描按钮，按照屏幕提示即可操作；
• 实时反馈：在扫描采集的同时，系统实时反馈信息缺失等提示，可第一时间处理；
• 在服务端完成配置，同一网络环境内即可一键完成配置；
• 可视化预览文件内容，推送数字影像和提取的信息至指定位置
• 无需额外配置配套  PC  

人事档案管理解决方案的优势与价值重点在于实现文档的快速、准确及安全数字化转换，同时通过可视化操作生成方便检索的  PDF  文件，并直接扫描进入相关流程。此系统能将影像件和数据直接整合到人事档案系统中，实时反馈信息，从采集端即时纠正或补录错误，大大节省时间和成本，无需投资额外的  PC  设备。系统的嵌入式采集设计自动进行文档分类、检索、信息提取及输出，实现业务流程自动化，并提供定制化解决方案，确保人事档案管理的高效与精确。

03 结语

在实际案例中，人事档案数字化解决方案能够重新定义并自动化系统流程，自动分类人事档案中的不同类型文件，并利用  AI  技术辅助完成信息提取及校验，节约了60%的人力成本以及86%~94%的处理时间。

人力资源部门的效率提升将带来连锁反应，从降低招聘成本到减少90天的人员流失率，再到推动企业的整体绩效。通过不断优化和创新，人力资源部正成为企业战略中不可或缺的一环，为企业在竞争中赢得先机。