医疗机构使用 Smart Sort 来降低文件存储的成本和风险

在病案管理方面，许多医疗机构会无意中保留文件的时间远远超过法律要求的期限。这些病案占用了本可用于患者护理的宝贵空间，增加了成本，并造成了安全漏洞和合规风险。随着时间的推移，应用适当的保留政策并采取安全合规的行动会变得越来越困难（如果不是不可能的话）。

导致过度保留的因素有很多，但主要有三个：可见性、复杂性和资源有限。

文件可见性和完整性差

许多医疗机构缺乏必要的可见性来识别文件并就处置做出明智的决策。这通常发生在从前一个管理团队获取病案，或作为商业交易（即合并或收购）的一部分时。 在许多情况下，病案杂乱无章，或者从未获取可作出安全合规的决策所需的元数据。

复杂的规则和法规

即使在最好的情况下，医疗病案管理也是一项艰巨的任务，需要应对联邦、州和地方各级复杂的法规要求。因混合的病案、基于事件的复杂规则以及内部指导方针，使得这类挑战变得更加复杂。一个主要的挑战涉及基于患者数据的规则，如患者年龄和最后一次就诊的日期。

资源有限

如今，医疗机构的信息和文件量不断增长，但往往缺乏管理所有这些信息所需的资源。这样一来，在建立和维护适当的信息管理方面就很容易落后，使医疗机构难以赶上。

重组和所需的持续流程

解决过度保留的唯一方法是建立一个持续的过程，以便在满足合规性要求时销毁病案。但是，当病案没有得到妥善存放——也就是说，当不同类型和销毁日期的病案被混合在同一个纸箱中时——就需要对病案进行分类和重新装箱。这是一个耗时且成本高昂的过程，也是一家大型私人医疗机构所遭遇的困境。幸运的是，Iron Mountain Smart Sort提供了完美的解决方案。

Smart Sort 是如何工作的

借助 Smart Sort，医疗机构可以定位、分类、组织和管理大量的病案。Smart Sort 是一种工作流程解决方案，它使用医疗机构核心应用程序中的基本信息（例如，患者病案编号），并通过文件 ID 的扫描或输入的条目，匹配相关信息。这可以创建一个最新的病案级列表，将所有病案的位置匹配到纸箱级别，这意味着可以自动做出决策，以确保每个病案的管理均可满足医疗机构的特定要求。

让我们更深入地了解一下这家医疗机构是如何利用 Smart Sort的。

了解更多关于智能分类的信息

任何涉及分类和组织记录的业务流程都可以从Smart Sort中受益。

如需了解更多信息，请直接联系您的Iron Mountain客户经理。请访问Smart Sort web page，或填写此表单并在备注栏中注明“Smart Sort”。