Smart Sort 销毁金融服务中的文件 客户成功案例

客户成功案例

铁山 Smart Sort 可协助金融服务机构确定文件保存和销毁计划,以实现效率和合规性。

2024年2月23日8 分钟
Employe working on a laptop

挑战

一家大型金融服务机构希望透过将符合销毁资格的文件进行销毁,以降低成本和风险。在铁山的开放式货架中,已经存放了超过 1000 万个常用和非常用文件。随着业务的不断增长,该机构需要更好的方法来管理其文件。如果独自管理这个项目,则会耗费大量资源且成本高昂,因此该机构向铁山寻求协助。

解决方案

利用Smart Sort解决方案,铁山的专家按保存期限对所有文件进行了审查和排序,并根据结果,将其装入相对应的纸箱内。借助该解决方案,该机构能够使用更具性价比的存储介质,并透过销毁所有已到达保存期限的文件来节省更多的费用及空间。

结果

  • 对数百万个文件进行排序成本高昂,但Smart Sort的技术驱动方法使其成为一种经济高效的解决方案
  • 所有文件均以保存期限进行识别、分类和装箱
  • 安全、可靠地销毁超过 300 万个文件
  • 文件存储成本降低了33%
  • 建立了无缝和高效的安全且合规的销毁流程

透过Smart Sort,您可以

  • 轻松识别销毁资格
    • 铁山利用现有数据库和保存计划中的数据来评估销毁资格。
  • 启用盒子级别销毁
    • 根据保存期限对文件进行分类,以简化长期保存和销毁管理。
  • 降低项目成本和风险
    • 立即销毁已达到保存期限的文件,以降低存储成本并减轻法律发现、审计和合规风险。
  • 提高查找率
    • Smart Sort项目完成后,您将拥有最新的文件级列表,可实现准确、高效的文件管理。

继续保存已到达保存期限的文件,相关的成本和风险会随着时间的推移而增加。不要再为了延后不可避免的事情而浪费宝贵的预算和资源。利用这项经济高效的解决方案,将混乱转化为合规,使您能够高效组织、立即销毁符合条件的文件,并最终消除文件管理计划中不必要的成本和风险。

如需了解更多信息,请直接联系您的铁山专属客户经理,或填写此表格以索取更多信息。 在评论部分中添加“Smart Sort”。

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